建設・機械レンタル業様

WebActiveRentalで、稼働サイクルタイム20%削減効果。

WebActiveRental(Webアクティブレンタル)で稼働サイクルタイム20%削減効果。

WebActiveRental(Webアクティブレンタル)の効果・導入事例

稼働サイクルタイム20%削減効果

A社【建設・機械レンタル業 従業員数:70名 売上高:20億】

導入検討の背景

これまでオフコンによる業務管理と別パッケージによる商品管理を行ってきましたが、「業務にそぐわなくなった」「柔軟性にかける」「システム管理の手間を省きたい」といった部分からASP型のシステム導入による業務システム見直しを検討されていました。

お悩み

1.分析資料における作業負荷・元情報の制度の低さ
2.複数システム混在による入力負担(2重入力)と転記書類の紛失
3.オフコンの老朽化と拠点別にデータベースが点在し、管理が煩雑

解決へのプロセス

得意先・現場・担当単位など、様々な切り口で稼働実績などの分析資料/照会を可能にし、資料作成・管理の手間を軽減しました。 また、システムを統一化することで、顧客/現場情報・商品情報の一元管理を行い、同一現場の重複登録防止や的確な在庫状況把握を実現、請求業務でもレンタル期間(休止や短縮の反映等)を自動計算できるなど、業務の簡素化を図れました。 さらに、データセンター(東計電算)を活用することで、災害リスクに対する対策とこれまでの管理者負担を削減でき別の経営プロジェクト検討などに専念できるようになりました。

導入効果

1年間稼動の結果、旧システムに比べて主要製品の稼動サイクルタイムを20%削減することができました。

修理・整備効率化による担当部門の残業費を1/3に削減

B社【建設機械レンタル業 従業員数:90人 売上高:15億】

導入検討の背景

入出庫業務と請求業務ならびに売上管理が別々のシステムを利用されていおりましたが、それぞれ連結はしておらず 、2重入力が発生しており、作業効率低下はもちろん、転記ミス・入力ミスや入力漏れなどが度々起こっていたため、運用負担も少ないASP型システムの導入を検討されておりました。

お悩み

1.在庫の詳細状況が把握できないExcelでの数量管理
2.請求明細の確認に時間がかかる(整備費や修理費、破損請求などの詳細把握)
3. 拠点で管理サーバが異なり、本社側から拠点の商品別売上や稼働実績が掴めない

解決へのプロセス

各商品在庫に「完成・予約・稼働・修理」の情報を持たせ、システム上で照会できるので受注受付時に即座に状況を把握でき、時間を要した従来のヤード問合せが不要となりました。
受注~請求までが連動することで伝票や書類を確認することなく請求明細の内容を把握できるようになりました。 また、データベースが1本化されたことで、部門別で集約された管理帳票(売上集計、稼働率など)が出力可能となり売上傾向の把握や商品購入の資金繰り指標としてシステム活用を行って頂けました。

導入効果

時間を要した従来のヤード問合せなどの業務改善により担当部門の業務効率化につながり、結果として残業代を1/3に削減することができました。

売上の8割を占める資材について分析・運用手順見直しにより制作稼働率が向上

C社【建設機械・仮設資材リース業 従業員数:80人 売上高:40億】

導入検討の背景

MicrosoftAccessベースの仕組みで業務管理を行われておりましたが、業務にフィットしなくなりかつ改修・管理に非常に手間が掛かるため、パッケージをベースにしたシステムで「業務標準化」と日々の「業務効率化」を図りたいと検討をされておりました。

お悩み

1. 事業部ごとに異なる商材での請求集約
2. 行動予定、日計表などの”日次書類”の作成負荷増大
3. 売掛残高/推移が把握できないことによる請求時の経理作業負担

解決へのプロセス

各事業部(レンタル部、資材部、施工部)の受注関連の入力画面を分けつつ、請求業務以降は同一の機能画面を利用することで、業務適合性の高いシステム運用を可能としました。また、行動予定・日計表などの日次帳票を自動作成可能としシステム上から共有できることで上長の確認など社内業務の効率化を図りました。
請求業務においては、システム上で請求保留を可能とし次月に引き継げることで、確認と計算作業を軽減しました。 さらに、計上金額の修正制御をかけることで、経営判断資料の精度向上も実現しました。

導入効果

情報分析により売上の8割を占めるレンタル製品の運用手順を見直しを行った結果、製品稼働率の向上および、適正在庫の把握を行う事ができるようになりました。

手作業・手計算を大幅にカットする事で時間短縮と誤入力抑止を実現

C社【建設機械・仮設資材リース業 従業員数:80人 売上高:40億】

導入検討の背景

それまで御利用されていたオフコンのシステムが業務にマッチしておらず、柔軟性に欠ける契約単価設定や得意先毎に要望が異なる等、日々の作業の中で、計算や確認に費やす工数が日に日に増加しておりました。業務の効率化・簡素化はもちろんのこと、今後の業務も見越した、新たなシステム構築を切望されておりました。

お悩み

1.貸出単価の単位や継続期間に応じて都度手計算の作業負荷
2.旧機器(オフコン)における処理レスポンスの遅延
3.拠点毎に取引先情報の連動がなされておらず、請求形態も都度変わることによる業務への多大な影響

解決へのプロセス

商品群ごとに複数の期間単価をマスタ管理可能とした事で、数週間や数カ月など、貸出期間に応じた見積単価を自動計算できるようになりました。さらに、独自業務フローの「出荷→見積→受注」の流れに対応する事でデータ連動を可能とし、二重入力を排して必要最低限の入力で済むよう構築。また、基本は現場に請求書は1:1ですが、「作業費と商品は別部署に請求してほしい」・「工事現場は1つだがビル・マンション等、フロアごとに部署が異なる」など請求に対する様々な要請がくる実情をお伺いし、現場単位で計算された請求金額をさらに後から分割できるように対応。イレギュラー処理に対する柔軟な対応を実現しました。

導入効果

これまで手作業・手計算で管理せざるを得なかった部分がシステム化され、大幅に事務作業工数を削減。分散していた現場情報が一本化でき、商談がスムーズになるとともに管理不備を防ぐことにも繋がりました。システムが業務にフィットしたことで各処理が簡素化され見積単価等の間違えも減るようになりました。

フロント業務の負荷軽減と経営指標に活かせるシステムを構築

E社【仮設ハウス等のレンタル業 従業員数:30人 売上高:7億】

導入検討の背景

Microsoft Accessを使ったシステムを御利用されておりましたが、入力を担当されるフロント事務の方の作業工数ならびに二重入力の手間・入力ミスといった課題がありました。また、経営層側では経営指標・情報資産として活用できるシステム構築を望まれておりました。

お悩み

1.請求漏れチェックや残高計算、回収予定の確認、職人の請求対応など多くが手作業で手間
2.商品に紐づく構成品・諸作業費の計算・配送手配業務などがシステム化できず残業時間が増加
3.システムに対する理解度に差があり業務管理は営業マン任せで不正確

解決へのプロセス

「請求チェックリスト」の活用で請求業務における漏れと未回収のリスクを軽減。売掛金の推移照会・滞留照会を利用し資金繰り計画や取引先状況確認に活用。商品に紐づく構成品や標準単価を取引先に設定し手間と確認作業を省くことができました。また、配送一覧表を活用した翌日の配送ルート決めの簡素化を図ることで、よりスムーズな配送業務が可能となりました。毎日売上速報(取引先別)を確認でき計画が立てやすくなるとともに、仕入状況もシステムから日々チェック可能なため、過剰投資の抑止や支払調整の面で有効活用頂けました。

導入効果

フロントの業務簡素化と平準化が進み、新入社の方もスムーズにシステム入力を始められています。また、各情報の精度が向上したことで、支出把握と予見がしやすくなり、経営指標の役割を担うシステムとなっています。

根本的な業務フロー見直しと余剰出費を抑止

F社【建設機械器具レンタル業 従業員数:70人 売上高:35億】

導入検討の背景

オフコンによる業務管理を行われていましたが、古いシステムに対して理解している担当者がおらずトラブル時に即座に対応できない、部署/拠点ごとにマスタ項目と処理方法がバラバラで、会社として標準がない、重複入力が頻発する、受注~請求~支払までの流れが無い、といった各課題から、業務システムの切り替えを検討されておりました。

お悩み

1.部署毎のマスタ管理項目・拠点毎の業務処理方法がバラバラで集計と確認に時間を要してしまう
2.受注~請求~支払までの連動性が無く重複入力作業が発生
3.システム自体はベンダー任せシステム構築で障害時の業務影響度合いが高い

解決へのプロセス

各拠点は自拠点分、本社は全社分を統括管理でき、かつ各業務のデータ連動により集計作業の手間を軽減したことで締め処理・決算業務の効率化を図りました。二重入力も不要となりました。未整備品の出庫防止による事故未然抑止や、 Wレンタル品の借入期間把握によって全体の出費を低減。各拠点の現場稼働状況把握・受注伝票履歴化といった全社間での情報共有を図り入力簡素化・データ精度の向上・過去分析などにシステムを有効活用いただきまaした。

導入効果

システム切替を機に、業務内容洗い出しや業務手順をパッケージシステムの流れに合せることによって、従来よりも業務がコンパクトかつスムーズになり、全社の業務手順統一にも繋がりました。

サーバOS問題を解消し、自動処理化で負荷軽減

G社【建設機械・産業機械レンタル業 従業員数:50人 売上高:15億】

導入検討の背景

前システムのサーバOSサポート期限の関係で、システムの切り替えを検討されておりました。前システムでは、明細金額の入力制限や休止の計算など、手動処理による負担部分も多く、修理の履歴が捉えられないなど、改善したい点が多数あるといった課題をお持ちでした。

お悩み

1.OS環境に柔軟に耐えうるシステム・運用環境の検討
2.修理内容や回数・修理コストの履歴管理と収益把握
3.システム外の手動処理(Excel)の極力排除

解決へのプロセス

修理に掛かった工賃や部品の管理についてのシステム管理を実現。出庫即伝対応、単価変更制御や月・日極めの切り替え判断など、請求業務に直結した仕組みにすることで全体作業レスポンスの向上を図りました。入金・支払に関するデータ出力/取込を実装し、バーチャル口座の重複チェックや支払に紐づく仕入情報の締め前後の補助処理も搭載し、処理簡素化を実施しました。固定資産管理システムとの償却費データ連携により収支の計算処理も実装致しました。

導入効果

単価や与信など制限が柔軟に変更でき、修理履歴や作業の管理も行えることで、各セクション管理者の作業負担も軽減できています。また、ポータル機能を拡充により、情報把握が早くなり、経営サイドに対しても有意義なシステムとなっています。