建設機械・資材レンタル業向けWeb型統合業務システム
『WebActiveRental(Webアクティブレンタル)』

経営体質の強化につながるシステム活用のご提案。

建設機械・資材レンタル業向統合業務システム
『WebActiveRental』

建設機械・資材レンタル業に特化したWeb型の業務管理システムです。

  • 特  徴
  • 主要機能
  • 導入事例
  • 課題解決策
  • オプション

WebActiveRental(Webアクティブレンタル)とは

WebActiveRentalは建設機械・資材レンタル業に特化したWeb型の業務管理システムです。貴社の業務・管理に合わせたシステム構築が可能です。業務管理のみならず、ワークフロー・文書管理やデータ抽出・分析・経営支援、会計システムへの仕訳連絡など、豊富なオプション機能を自社で提供しており、一貫したシステム連携・運用を行う事が可能です。

業務別機能全体概要図


※ClicKOnce(プッシュインストールで最新プログラムを更新する仕組み)を採用しておりますので、クライアントパソコン側では、特別なソフトウェア設定や更新処理の作業が不要です。

ASP・クラウドサービスへの対応

WebActiveRentalは弊社データセンターのサーバ群を利用したASPシステムでご利用いただく事が可能です。 サーバ等の専用機器を自社に設置しない事で、ハードウェア投資を抑制し、バックアップや障害管理などのメンテナンスコストを大幅に抑制します。
もちろん、自社導入型へも対応可能ですので、貴社の情報システム導入方針に合せ、柔軟に対応が可能です。さらに弊社クラウドサービス環境でのシステム運用へと発展していきます。 貴社のネットワークにも柔軟に。現場からインターネットでシステムを利用する事で、低コストで現場担当者や営業マンへのシステム展開も可能となります。貴社のVPN(専用ネットワーク)への接続も可能です。

動作環境

回線 インターネット(光回線推奨)
クライアントOS Windows Vista・Windows7・Windows8
IE(インターネットエクスプローラー) InternetExplorer 7・8・9・10(※IE10は互換表示設定にて対応)

導入により期待できる効果

効率的な商品の稼動サイクルを実現

商品の詳細な在庫「完成在庫」「予約」「稼働中」「修理在庫(自社修理、他社修理)」を拠点別に把握。在庫の足りない機械を把握し、修理の優先順位を判断する事で、効率的な商品の稼動サイクルを実現します。

請求・売上業務の効率化

出入庫の稼動情報から請求情報を自動作成。事前に登録した得意先の締日に合せて請求書を発行します。また商品単価を「得意先」「得意先拠点」「現場」のそれぞれで持ち、見積、受注、請求時に自動表示が可能。業務の効率化を図ります。

修理業務の見える化

「自社修理」「他社修理」それぞれの管理を行います。「部品」「工賃」などの修理明細情報を請求情報へつなげると共に、履歴の管理を行い、各機械別の利益の把握、運用・投資の判断につなげます。また各種検査日の管理により検査漏れを防止します。

損益分析による迅速な経営方針の決定

「レンタル」の月々の売上は、「前月締日後の売上」・「締日毎の売上」・「当月締日後の売上」をそれぞれ捉えることで、月初~月末までの正確な集計を可能とします。また仕入先への「注文」から、仕入情報(原価情報)を作成することで、「売上」に対する利益率を的確かつ迅速に把握可能です。

主要機能のご紹介

簡易情報共有

Active Rentalでは、ログイン後に掲示板やスケジュールなどの情報共有機能をトップ画面に表示します。
業務システムのメニューも同一画面で起動できるので、統一したシステム利用が可能です。

与信管理支援

見積、受注入力、月次帳票において、それぞれ取引先拠点毎の設定与信額を基に、与信管理が可能です。
見積、受注入力時には与信額を超えている場合、アラートメッセージが表示されます。

様々な売上に対応

契約区分により「レンタル」(日極、月極、季極)「販売」「修理」「運賃」などの売上に対応します。
また「レンタル」請求時に必要な休止、補償料などの登録も可能です。

1 得意先・得意先拠点・現場毎に管理が可能です。
2 明細ごとに売上に対する発注(仕入)情報の登録が可能です。
3 在庫照会を活用し、受注時点で機番の引当も可能です。

商品単価

商品の単価は「商品」「取引先」「取引先拠点」「現場」それぞれのマスタに登録して、自動表示します。

請求業務の効率化

稼動情報に「休止」「補償料」を加味して請求情報を自動計算します。
マスタに登録した得意先の締日に合せて請求書を発行します。

修理業務の見える化

入庫後の「整備」「自社修理」「他社修理」の管理を行います。
また「部品」「工賃」の詳細な管理を行い、請求情報につなげます。他社修理中の商品に関して、どこに依頼しているかの依頼先一覧(【他社修理依頼一覧表】)を出力することも可能です。

検査管理

各種検査日の管理を行います。出庫時に検査日を過ぎた機械に対してアラームを出すと共に、「検査日予実対比表」の活用により、検査漏れを防止します。

注文・仕入管理

仕入先への「注文」から、仕入情報(原価情報)を作成することで、「売上」に対する利益率を的確かつ迅速に把握可能です。

商品在庫のリアルタイム把握

商品の「完成在庫」「予約」「稼働中」「修理在庫(整備、自社修理、他社修理)」の状態を拠点別に把握が可能で、リアルタイムな稼動状況を確認できます。

管理帳票

様々な管理資料を自動作成します。

受注一覧表 / 請求一覧表 / 売上集計表 / 取引先別売掛金一覧表 / 注文一覧表 / 仕入台帳 / 支払予定表
入出庫日報 / 他社修理依頼一覧表 / 検査予実一覧表 / 棚卸修正一覧表 / 商品カルテ など

WebActiveRental(Webアクティブレンタル)の効果・導入事例

稼働サイクルタイム20%削減効果

A社【建設・機械レンタル業 従業員数:70名 売上高:20億】

導入検討の背景

これまでオフコンによる業務管理と別パッケージによる商品管理を行ってきましたが、「業務にそぐわなくなった」「柔軟性にかける」「システム管理の手間を省きたい」といった部分からASP型のシステム導入による業務システム見直しを検討されていました。

お悩み

1.分析資料における作業負荷・元情報の制度の低さ
2.複数システム混在による入力負担(2重入力)と転記書類の紛失
3.オフコンの老朽化と拠点別にデータベースが点在し、管理が煩雑

解決へのプロセス

得意先・現場・担当単位など、様々な切り口で稼働実績などの分析資料/照会を可能にし、資料作成・管理の手間を軽減しました。 また、システムを統一化することで、顧客/現場情報・商品情報の一元管理を行い、同一現場の重複登録防止や的確な在庫状況把握を実現、請求業務でもレンタル期間(休止や短縮の反映等)を自動計算できるなど、業務の簡素化を図れました。 さらに、データセンター(東計電算)を活用することで、災害リスクに対する対策とこれまでの管理者負担を削減でき別の経営プロジェクト検討などに専念できるようになりました。

導入効果

1年間稼動の結果、旧システムに比べて主要製品の稼動サイクルタイムを20%削減することができました。

修理・整備効率化による担当部門の残業費を1/3に削減

B社【建設機械レンタル業 従業員数:90人 売上高:15億】

導入検討の背景

入出庫業務と請求業務ならびに売上管理が別々のシステムを利用されていおりましたが、それぞれ連結はしておらず 、2重入力が発生しており、作業効率低下はもちろん、転記ミス・入力ミスや入力漏れなどが度々起こっていたため、運用負担も少ないASP型システムの導入を検討されておりました。

お悩み

1.在庫の詳細状況が把握できないExcelでの数量管理
2.請求明細の確認に時間がかかる(整備費や修理費、破損請求などの詳細把握)
3. 拠点で管理サーバが異なり、本社側から拠点の商品別売上や稼働実績が掴めない

解決へのプロセス

各商品在庫に「完成・予約・稼働・修理」の情報を持たせ、システム上で照会できるので受注受付時に即座に状況を把握でき、時間を要した従来のヤード問合せが不要となりました。
受注~請求までが連動することで伝票や書類を確認することなく請求明細の内容を把握できるようになりました。 また、データベースが1本化されたことで、部門別で集約された管理帳票(売上集計、稼働率など)が出力可能となり売上傾向の把握や商品購入の資金繰り指標としてシステム活用を行って頂けました。

導入効果

時間を要した従来のヤード問合せなどの業務改善により担当部門の業務効率化につながり、結果として残業代を1/3に削減することができました。

売上の8割を占める資材について分析・運用手順見直しにより制作稼働率が向上

C社【建設機械・仮設資材リース業 従業員数:80人 売上高:40億】

導入検討の背景

MicrosoftAccessベースの仕組みで業務管理を行われておりましたが、業務にフィットしなくなりかつ改修・管理に非常に手間が掛かるため、パッケージをベースにしたシステムで「業務標準化」と日々の「業務効率化」を図りたいと検討をされておりました。

お悩み

1. 事業部ごとに異なる商材での請求集約
2. 行動予定、日計表などの”日次書類”の作成負荷増大
3. 売掛残高/推移が把握できないことによる請求時の経理作業負担

解決へのプロセス

各事業部(レンタル部、資材部、施工部)の受注関連の入力画面を分けつつ、請求業務以降は同一の機能画面を利用することで、業務適合性の高いシステム運用を可能としました。また、行動予定・日計表などの日次帳票を自動作成可能としシステム上から共有できることで上長の確認など社内業務の効率化を図りました。
請求業務においては、システム上で請求保留を可能とし次月に引き継げることで、確認と計算作業を軽減しました。 さらに、計上金額の修正制御をかけることで、経営判断資料の精度向上も実現しました。

導入効果

情報分析により売上の8割を占めるレンタル製品の運用手順を見直しを行った結果、製品稼働率の向上および、適正在庫の把握を行う事ができるようになりました。

手作業・手計算を大幅にカットする事で時間短縮と誤入力抑止を実現

C社【建設機械・仮設資材リース業 従業員数:80人 売上高:40億】

導入検討の背景

それまで御利用されていたオフコンのシステムが業務にマッチしておらず、柔軟性に欠ける契約単価設定や得意先毎に要望が異なる等、日々の作業の中で、計算や確認に費やす工数が日に日に増加しておりました。業務の効率化・簡素化はもちろんのこと、今後の業務も見越した、新たなシステム構築を切望されておりました。

お悩み

1.貸出単価の単位や継続期間に応じて都度手計算の作業負荷
2.旧機器(オフコン)における処理レスポンスの遅延
3.拠点毎に取引先情報の連動がなされておらず、請求形態も都度変わることによる業務への多大な影響

解決へのプロセス

商品群ごとに複数の期間単価をマスタ管理可能とした事で、数週間や数カ月など、貸出期間に応じた見積単価を自動計算できるようになりました。さらに、独自業務フローの「出荷→見積→受注」の流れに対応する事でデータ連動を可能とし、二重入力を排して必要最低限の入力で済むよう構築。また、基本は現場に請求書は1:1ですが、「作業費と商品は別部署に請求してほしい」・「工事現場は1つだがビル・マンション等、フロアごとに部署が異なる」など請求に対する様々な要請がくる実情をお伺いし、現場単位で計算された請求金額をさらに後から分割できるように対応。イレギュラー処理に対する柔軟な対応を実現しました。

導入効果

これまで手作業・手計算で管理せざるを得なかった部分がシステム化され、大幅に事務作業工数を削減。分散していた現場情報が一本化でき、商談がスムーズになるとともに管理不備を防ぐことにも繋がりました。システムが業務にフィットしたことで各処理が簡素化され見積単価等の間違えも減るようになりました。

フロント業務の負荷軽減と経営指標に活かせるシステムを構築

E社【仮設ハウス等のレンタル業 従業員数:30人 売上高:7億】

導入検討の背景

Microsoft Accessを使ったシステムを御利用されておりましたが、入力を担当されるフロント事務の方の作業工数ならびに二重入力の手間・入力ミスといった課題がありました。また、経営層側では経営指標・情報資産として活用できるシステム構築を望まれておりました。

お悩み

1.請求漏れチェックや残高計算、回収予定の確認、職人の請求対応など多くが手作業で手間
2.商品に紐づく構成品・諸作業費の計算・配送手配業務などがシステム化できず残業時間が増加
3.システムに対する理解度に差があり業務管理は営業マン任せで不正確

解決へのプロセス

「請求チェックリスト」の活用で請求業務における漏れと未回収のリスクを軽減。売掛金の推移照会・滞留照会を利用し資金繰り計画や取引先状況確認に活用。商品に紐づく構成品や標準単価を取引先に設定し手間と確認作業を省くことができました。また、配送一覧表を活用した翌日の配送ルート決めの簡素化を図ることで、よりスムーズな配送業務が可能となりました。毎日売上速報(取引先別)を確認でき計画が立てやすくなるとともに、仕入状況もシステムから日々チェック可能なため、過剰投資の抑止や支払調整の面で有効活用頂けました。

導入効果

フロントの業務簡素化と平準化が進み、新入社の方もスムーズにシステム入力を始められています。また、各情報の精度が向上したことで、支出把握と予見がしやすくなり、経営指標の役割を担うシステムとなっています。

根本的な業務フロー見直しと余剰出費を抑止

F社【建設機械器具レンタル業 従業員数:70人 売上高:35億】

導入検討の背景

オフコンによる業務管理を行われていましたが、古いシステムに対して理解している担当者がおらずトラブル時に即座に対応できない、部署/拠点ごとにマスタ項目と処理方法がバラバラで、会社として標準がない、重複入力が頻発する、受注~請求~支払までの流れが無い、といった各課題から、業務システムの切り替えを検討されておりました。

お悩み

1.部署毎のマスタ管理項目・拠点毎の業務処理方法がバラバラで集計と確認に時間を要してしまう
2.受注~請求~支払までの連動性が無く重複入力作業が発生
3.システム自体はベンダー任せシステム構築で障害時の業務影響度合いが高い

解決へのプロセス

各拠点は自拠点分、本社は全社分を統括管理でき、かつ各業務のデータ連動により集計作業の手間を軽減したことで締め処理・決算業務の効率化を図りました。二重入力も不要となりました。未整備品の出庫防止による事故未然抑止や、 Wレンタル品の借入期間把握によって全体の出費を低減。各拠点の現場稼働状況把握・受注伝票履歴化といった全社間での情報共有を図り入力簡素化・データ精度の向上・過去分析などにシステムを有効活用いただきまaした。

導入効果

システム切替を機に、業務内容洗い出しや業務手順をパッケージシステムの流れに合せることによって、従来よりも業務がコンパクトかつスムーズになり、全社の業務手順統一にも繋がりました。

サーバOS問題を解消し、自動処理化で負荷軽減

G社【建設機械・産業機械レンタル業 従業員数:50人 売上高:15億】

導入検討の背景

前システムのサーバOSサポート期限の関係で、システムの切り替えを検討されておりました。前システムでは、明細金額の入力制限や休止の計算など、手動処理による負担部分も多く、修理の履歴が捉えられないなど、改善したい点が多数あるといった課題をお持ちでした。

お悩み

1.OS環境に柔軟に耐えうるシステム・運用環境の検討
2.修理内容や回数・修理コストの履歴管理と収益把握
3.システム外の手動処理(Excel)の極力排除

解決へのプロセス

修理に掛かった工賃や部品の管理についてのシステム管理を実現。出庫即伝対応、単価変更制御や月・日極めの切り替え判断など、請求業務に直結した仕組みにすることで全体作業レスポンスの向上を図りました。入金・支払に関するデータ出力/取込を実装し、バーチャル口座の重複チェックや支払に紐づく仕入情報の締め前後の補助処理も搭載し、処理簡素化を実施しました。固定資産管理システムとの償却費データ連携により収支の計算処理も実装致しました。

導入効果

単価や与信など制限が柔軟に変更でき、修理履歴や作業の管理も行えることで、各セクション管理者の作業負担も軽減できています。また、ポータル機能を拡充により、情報把握が早くなり、経営サイドに対しても有意義なシステムとなっています。

課題解決策

入・出庫業務での課題・お悩み

1.Wレンタル・再リースの管理を行いたい。

受注伝票登録時にWレンタル品の仕入先/仕入額を同時に登録可能です。
(Wレンタル先への注文書も発行可能です。)

2.与信額による得意先管理を行いたい。

得意先/拠点単位に与信額と当月の債権・入金情報を加味し、受注額が与信額を超過している場合はアラート表示を行います。

3.入庫予定を把握したい。

入庫予約リスト検索を行う事で入庫される日付を範囲指定して「入庫予定日」・「入庫営業所」・「稼働中の現場名」等を確認し状況を把握することが可能です。

商品管理での課題・お悩み

1.在庫状況をリアルタイムに把握したい。

各拠点/アイテムごとに在庫数量・稼動数量をリアルタイムに把握することができます。
また、詳細画面では稼動現場や購入先などの情報も確認が可能です。

2.商品の稼動履歴を確認したい。

商品カルテ機能にて、商品ごとに「購入~稼動・修理履歴~滅失情報」商品履歴情報を一覧にて確認が可能です。
過去貸出数・商品別売上などを確認することで生涯情報を確認・分析することができます。

3.定期点検漏れを防ぎたい。

検査予定帳票を出力することにより定期設備/検査に対する予定と実績を確認することができます。

修理業務での課題・お悩み

1.修理に必要な作業/必要な部品を捉えたい。

修理部品や作業・工賃単価をあらかじめマスター登録することができます。マスター登録することで、修理登録時に修理項目を初期表示することができます。
修理依頼の入力補助により、入力ミスを防止します。

2.他社(メーカー)への修理依頼を行いたい。/原価を管理したい。

他社への修理依頼機能により、修理依頼が可能です。
部品修理依頼および、作業費(工賃)についても登録し修理依頼を行うことができます。

3.修理費用を請求処理にて、まとめて行いたい。

自社修理・他社修理ともに修理にかかった費用を請求処理にて行うかを選択することができます。

請求業務での課題・お悩み

1.休止期間分を請求金額から外したい。

土日や雨天など現場状況に応じて貸出機の休止登録が可能です。
休止登録した部分は、請求計算時に稼働日数から除外することができます。

2.得意先からのイレギュラー要請(締日外の請求)に対応したい。

通常の締日毎請求の他に、得意先都合の決算期調整などの処理に合わせて随時請求計算を行うことができます。

3.今月請求がいくらになるか、得意先に事前に提示を行いたい。

得意先のご要望に応じて、貸出商品の今月・来月請求額を表示・印刷することができます。

情報分析・帳票についての課題・お悩み

1.レンタル品、販売品を分けて当月の売上を確認したい。

締日単位でレンタル/販売/修理・補償の売上区分別に売上集計を行うことができます。

2.得意先別に債権状況を把握したい。

得意先の拠点単位で売掛/受手残/債権残/与信残などの推移状況を過去からさかのぼって確認することが可能です。

3.資産機が今月どれくらい稼動したか比率を見たい。

稼働率・回収率を各商品分類別/商品群別/個別に確認することができます。実稼働率と請求稼働率を分けて表示し情報分析することも可能です。

オプション機能のご紹介

会計連携機能

会計インターフェース機能により、会計システムのデータ取込フォーマットに合わせたカスタマイズが可能です。 バッチ処理を組み込む事で、自動連携処理も可能となります。

ワークフロー機能

汎用データ抽出・集計、帳票作成オプション

オプションでポータルサイトの提供が可能です。
営業情報、経営情報や、ワークフローの申請・承認情報、ファインド-BIで集計したデータを元に作成されたグラフなどをポータルサイトに表示する事で、素早く情報にアクセスする事が可能となります。

ポータルオプション

データ抽出・集計(ファインド-BI)オプション機能により、システムから様々な角度でデータを抽出・集計する事ができます。一覧表は、粒度に応じてドリルダウンで表示されるため、より細分化された情報が取得できます。
同様に抽出したデータから帳票を作成する事も可能で、今「見たい」情報を形にする仕組みです。

ICタグ・ハンディオプション

ICタグ・ハンディオプションでは、「WebActiveRental」と連携する、ICタグ・ハンディ機器を利用した入出庫・在庫の管理業務簡素化を実現するオプションシステムです。
ICタグによる作業効率向上・作業ミス抑止・人員コスト低減を図って頂けます。

タブレット連携オプション

WebActiveRentalの機能をタブレット上で使用する事も可能です。
在庫状況や、過去見積・単価などを、営業先でも即座に確認可能となり、スピーディーな商談の締結が行えます。
パソコン上で使用しているWARとデータ連動しており、タブレットで最新のデータがリアルタイムで確認できます。

セキュリティオプション

セキュリティオプションを導入頂く事で、クライアントのウイルス・マルウェア対策まで対応が可能です。
重要な情報を扱う業務システムを利用する端末・環境のセキュリティを高め、日々進化する脅威への対応を図る事ができます。
・クライアントセキュリティオプション「TSFS」
カスペルスキー社の強固なマルウェア対策機能と、保守・運用を含めた管理業務の代行による、トータルセキュリティソリューションです。クラウド型ですので、貴社財産として管理サーバーを置く事なく御利用頂けます。

資料請求・お問合せ・導入に関するご相談など、お気軽にお問合せください。
株式会社東計電算
住宅・建設システム営業部
044-430-0740